Делая правильные вещи правильно: повысим эффективность бизнеса и сократим затраты

Поделиться:

 

Когда бизнес успешен, мы иногда забываем об экономии, но все мы помним “плохие дни”, к примеру, 2008 или 2014 годы.

 

 

 

 

Вы не хотите быть скрягой, но необходимо что-то делать, если вы находитесь в кризисе? Если это делать правильно, почему бы не сократить некоторые расходы и оставить деньги на счетах?

Есть два основных правила всех грамотно управляемых компаний:

  1. Оплачивайте счета только тогда, когда нет возможности уже не платить.
  2. Получайте свой доход как можно скорее.

К счастью для компаний, большей частью расходов являются переменные. Например, если ваш объем продаж падает, ваши потребности в закупаемом товаре также имеют тенденцию сокращаться. Когда же принятие решения затягивается из-за постоянных издержек, таким как аренда, мотивация персонала, коммунальные расходы, расходы на продвижение и рекламу, страхование, офисное обеспечение, грузовые перевозки, это приводит к финансовым проблемам.

Помните принципы кризисного управления денежными потоками:

  1. Не обращайте внимания на ваши обязательства. Не платите по счетам, пока вас не заставят обстоятельства. Присматривайтесь, с кем из поставщиков возникают излишние риски, а с кем нет. Оплачивайте счета только в один день недели, например в пятницу. Вы всегда будете лучше выглядеть перед должником, вы же ведь заплатили еще на прошлой неделе.
  2. Отслеживайте свои кредиты и кредитные линии. Часто у владельцев бизнеса «висят» обременительные кредиты и по ним платятся проценты. Примите решение, что вам выгодно – гасить кредит или оставаться с живыми деньгами? Проведите переговоры с банком о реструктуризации долга и платите только проценты или получите на них тоже отсрочку.
  3. Если вы не имеете кредитной линии, а она вам может понадобиться, откройте ее. Изучите ставки и выберите лучшее решение. Это позволит вам не остановить бизнес, когда вам будет необходимо закупить товар, которым вы торгуете, к примеру.
  4. Внимательно следите за своим источником денежных средств.  Это либо: а) товар у поставщика, заказанный вами; б) товар у вас на складе;       в) дебиторская задолженность ваших клиентов.
  5. Осуществляйте давление на дебиторов, чтобы они платили как можно быстрее. Раньше выставляйте счета, не позвольте им задерживать оплату вашего счета. Если вы боритесь за свои деньги, дебиторы будут платить по счетам, если нет, будете последними в очереди кредиторов.
  6. Дайте вашим  поставщикам более высокую плату, если они готовы дать  отсрочку. Сократите срок ожидания своих денег, работайте на деньгах поставщика. Эта политика может сослужить хорошую службу при  проблемах с денежным потоком.
  7. Будьте агрессивными по отношению к компаниям, допустившим просрочку по дебиторской задолженности, как с государственными, так и с коммерческими. Звоните каждый день, если это необходимо. Угрожайте судами, распространением информации об их плохой репутации, наймите коллекторскую фирму. Не дайте никому задержать ваш платеж, ни на день, ни на копейку!
  8. Если задержка произошла, требуйте проценты за использование ваших денег. И чем дальше – тем больше. Оказывайте ежедневное давление до полного погашения долга. Это ваши деньги, а фактически ими пользуется кто-то другой.
  9. Получите как можно больше предоплаты или авансов, насколько это возможно. Предложите дополнительную скидку, если это необходимо. Требуйте предварительной оплаты от наиболее неблагонадежных клиентов. Если они не будут предварительно платить, сократите с ними объем работы. Не работайте бесплатно.

Аренда

  1. Пересмотрите договора аренды на более низкую арендную плату, или даже временно откажитесь от части помещений, если арендатор не идет на ваши условия. Если торговый центр или офисный центр не полностью заполнен, осуществляйте давление – и ваш арендодатель пойдет вам на встречу. Очень большая вероятность, что он уменьшит арендную плату.
  2. По возможности сократите используемые офисные и складские помещения.
  3. Если вам необходимо сократить площади офиса, но есть договор аренды, работайте с арендодателем. Может быть, он даст вам возможность занимать прежнюю площадь, но на новых условиях, соответствующих вашему бюджету. Переговоры с хозяином ведите лично, это весомая статья затрат и ответственность лежит только на вас.
  4. Откажитесь от услуг личного водителя и других привилегий до лучших времен. Считайте это лишь временными неудобствами, пока бизнес не поднимется снова.
  5. Перейдите в закупках канцтоваров и других офисных принадлежностей на поставщиков небольшие компании, а лучше частных предпринимателей, получайте от них выгодные условия и отсрочки платежей.
  6. Избавьтесь от лишних  вещей, мебели и оборудования. Продайте его или сдайте в аренду. Не платите аренду за площадь, где хранятся эти вещи, которые вам действительно не нужны.

Ценообразование

  1. Пристально следите за ценами и затратами вашего конкурента. Вы или дадите более низкую цену или потеряете бизнес, если он превосходит вас в минимизации расходов. Как только будет малейшая возможность поднять цену, делайте это без промедлений. В кризисные времена не играйте в демпинг, это заканчивается очень плохо. Ценообразование в данном случае строится по принципу «от рынка» и от ваших возможностей в затратах.
  2. Не предлагайте  более низкие цены клиентам, которые не чувствительны к цене. Зачем отдавать свою прибыль? Не все делают покупку из-за низкой цены.
  3. Изучайте свои затраты и возможность дополнительной наценки. Умело оперируйте скидочной программой, накопительными бонусами или иными специальными предложениями.

Реклама

  1. Внимательно изучите каждую рекламную активность, которую вы раньше делали в обязательном порядке. Вы действительно считаете это необходимым или в период кризиса вы сможете обойтись наработанными ранее лояльными клиентами, покупателями?  Вы всегда сможете вернуться к своим практикам позже, когда бизнес восстановится.
  2. Сделайте обзор рынка рекламных носителей, определитесь с самыми необходимыми. Все в период кризиса сокращают объемы рекламы, и у вас появляется возможность получить цены в разы ниже, чем раньше.

Персонал

  1. Сократите зарплаты своему персоналу. Вы сможете премировать людей, если останутся средства, после уплаты всех других расходов. Хотя это может показаться очевидным, многие компании нажили серьезные финансовые проблемы, потому что их владельцы и CEO пытались удерживать высокие зарплаты. Страх потерять управляемость и не справиться с текучестью персонала иногда приводит к тому, что все остаются без работы, а владелец без бизнеса!
  2. Переведите персонал, который является носителям корпоративных ценностей и который занимался развитием на частичную занятость.  Объясните сотрудникам, что это временная мера.
  3. Изучите рынок аутсорсинговых услуг, подберите компанию для предоставления кратковременной помощи вам в период коротких пиков.
  4. Используйте постоянный персонал в качестве вспомогательного для решения краткосрочных задач. Это не требуют дополнительной оплаты. Увольнение при неполной рабочей занятости, или сокращение часов, это гораздо хуже в данном случае.
  5. Проводите мозговой штурм по сокращению затрат с вашими коллегами и рядовым персоналом. Вы получите много идей, о которых вы никогда не думали раньше.
  6. Посещайте сами и отправляйте финансового директора на семинары по оптимизации затрат.
  7. Посещайте  местные семинары для выявления возможности экономить любые затраты включая транспортные и логистические.
  8. Если вы можете уволить вспомогательный персонал в виду того, что объем ваших работ упал, рассмотрите эту возможность.  За счет этого расширьте обязанности другим сотрудникам.
  9. Внимательно изучайте дополнительные  выгоды и специальные  преимущества, такие как медицинское страхование и дополнительно оплачиваемый отпуск. При этом соблюдайте законодательство.
  10. Используйте студентов университетов или иных стажеров для выполнения временных работ. Они работают на низких зарплатах и  на краткосрочной основе.
  11. Привлекайте внешних экспертов для выполнения задач по оптимизации затрат и поиска дополнительной прибыли, но только на основе оплаты из сэкономленных средств.
  12. Убедитесь, что вы не переплачиваете за компенсации работникам.

Страхование

  1. Рассмотрите необходимость страхования старых автомобилей. Если автомобиль стоит всего $ 4500, то зачем платить $ 350 в год дополнительно за восстановление его в случае столкновения, возможно ремонт обойдется дешевле?
  2. Оцените все свои страховые полисы для всех видов рисков, и решите, в каких вы нуждаетесь, а в каких нет.

Налоги

  1. Не переплачивайте свои налоги. Не нарушая законодательства, найдите возможным оптимально подойти к этому вопросу.
  2. Получите дополнительные консультации о возможности применения каких-либо «каникул» в период кризиса.
  3. Если есть возможность перевести часть персонала на «предпринимательские» отношения – делайте.

Хозяйственные расходы

  1. Найдите магазин или компанию поставщика с самыми выгодными ценами.
  2. Не забудьте о дискаунтерах, они обычно предлагают самые низкие цены. Откажитесь на это время от именитых производителей и брендов.
  3. Если есть возможность использовать E-mail и попутный транспорт с доставками вашего товара – используйте это для доставки корреспонденций.
  4. Используйте обратную сторону старых копий, как черновики, чтобы сократить ваши расходы на бумагу.
  5. Найдите надежного поставщика заправки картриджей и перейдите на систему непрерывной подачи чернил.
  6. Уменьшите количество телефонных линий. Если у вас стало меньше персонала, то вероятно вам нужно меньше телефонных линий.
  7. Используйте Skype и другие каналы IP-телефонии для экономии средств на международных переговорах.

 

Игорь Чернов, партнер Expense Reduction Analysts Ukraine

Поделиться:
Как мы можем вам помочь?

Пригласите нашего специалиста для детальной презентации услуг

Получить консультацию специалиста по сокращению затрат?