Управление операционными затратами (OpExMan)

Поделиться:

 

Централизованная модель, децентрализованная модель закупок или аутсорсинг? Как найти самое лучшее решение именно для вашего бизнеса – выбирать и принимать решение вам самим.

 

 

 

На прошлой неделе я общался с топ-менеджером из одной очень уважаемой компании Украины, мы обсуждали возможные модели организации операционных закупок на предприятии.

Практика децентрализованных закупок, которая сложилась в этой компании, похожа на многие другие на рынке. Каждый департамент в рамках выполняемых им задач, занимается также и ведением повседневной операционной деятельности. Соответственно, с некой периодичностью его сотрудникам приходится участвовать в проведении ежегодных тендеров, с последующим подписанием договоров с поставщиками.

Кроме всего прочего, на них же лежит задача размещения заказов и контроль качества их выполнения и весь необходимый документооборот, с накладными и актами выполненных работ.

Модель полной децентрализации операционных, некатегорийных закупок присутствует сплошь и рядом. Вне зависимости, входит ли компания в топ-200 Украины по товарообороту или скромно занимает свою нишу, в каком-нибудь регионе страны.

Мотивация CEO и финансового директора понятна, ведь они точно уверены, что платить специально назначенным сотрудникам, обойдется дороже, чем дополнительная нагрузка на менеджеров отделов. Поэтому закупки распределяются между руководителями отдельных подразделений и их менеджерами.

Есть и другое преимущество в децентрализации закупочного процесса – это более гибкий подход к удовлетворению срочных потребностей подразделения, минимальный уровень «бюрократических» проволочек в закупочном процессе, более точное соответствие поставок или услуг запросам, а также возможность для каждого руководителя подразделения контролировать процесс.

В то же время, децентрализация закупок приводит к утрате преимуществ от заключения объемных контрактов (например, возможности экономить средства за счет больших объемов), а также к потере большого количества времени руководителей подразделений из-за длительных переговоров с поставщиками. Результатом данного подхода часто становится увеличение общего количества поставщиков по компании и иной раз на одни и те же категории закупок. Увеличивается стоимость доставки, а также происходит дублирование заказов, формируются излишние, слабо контролируемые запасы.

Даже если руководители среднего звена ведут продуманную закупочную деятельность, знают рынок поставщиков, имеют навыки проведения тендеров и торгов, запрашивают информацию у нескольких поставщиков под каждый тендер, они все равно теряют возможность объемных закупок и тратят свое драгоценное время на тендеры. Хотя их основная задача в компании совершенно другая!

Централизованная модель закупок является более эффективной с точки зрения затрат времени и именно она применяется во многих крупных коммерческих и государственных компаниях. Эта модель позволяет стандартизировать процессы внутри компании (в том числе, критерии выбора идеального поставщика,  качества продукции, порядок и периодичность доставки, и т.д.). Позволяет объединить потребности в закупках нескольких отделов или территориальных подразделений и благодаря этому повысить покупательную способность, договориться с поставщиком о лучшей цене, более выгодных условиях оплаты и лучшем сервисе. Централизованная модель закупок зачастую является составляющей частью стратегии компании и позволяет лучше контролировать запасы, цены и эффективность использования ресурсов.

Однако не у всех компаний есть возможность выделить необходимые бюджетные средства на мотивацию персонала службы закупок и их обучение. Такие компании часто применяют гибридный подход, когда централизованная система сочетается с децентрализованными процессами. При этом в компаниях действуют корпоративные принципы и правила, а также применяется перечень утвержденных положений и инструкций по данному вопросу.

Эффективным дополнением этим двум моделям может быть привлечение внешних экспертов, обладающих реальным успешным опытом организации закупок и сокращения затрат, прежде всего, в сложных закупках, там где без экспертизы не обойтись.

Дополнительным преимуществом этого подхода является беспристрастное, прозрачное и объективное отношение внешнего эксперта к продукту, услуге и поставщикам, что дает возможность несколько абстрагироваться и получить общую, полную картину закупок.

Привлечение третьей стороны обеспечивает компании ряд несомненных выгод, обусловленных квалифицированной поддержкой внешних экспертов в сфере закупок, в частности: оптимизация цен за счет единой объемной закупки, управление контрактами, выбор поставщиков из широкой базы, которой владеют внешние эксперты. При этом компании не нужно отвлекать собственные трудовые ресурсы, у которых и так задач предостаточно или инвестировать средства в создание новой команды, а также тратить время на ее эффективное структурирование и разработку собственных процессов.

Первый важный вопрос. Аутсорсинг внешних специалистов дает незамедлительные позитивные результаты. Это и организация закупок на высоком корпоративном уровне, и оптимизированные в результате переговоров цены и перспективное планирование, что вместе приводит к сокращению затрат и повышению рентабельности при сохранении того же уровня сервиса.

На рынке присутствует аутсорсинг, который предоставляет услуги по организации и проведению закупок. При этом очевидными критериями являются опыт и база знаний экспертов в тех категориях, которые нужно проработать.

Второй важный вопрос, какой объем работы готова проделать привлеченная команда. Компании принесет очень мало пользы предоставление лишь только консультаций и рекомендаций, которые ей придется реализовывать и контролировать самостоятельно, мобилизуя для этого свои дефицитные ресурсы. Поэтому долгосрочное участие, включающее анализ предыдущих закупок, знание рынка поставщиков и владение их широкой базой, реализацию закупок и долгосрочный мониторинг, является обязательным требованием к привлеченному эксперту.

Третий вопрос – условия оплаты услуг экспертов по закупкам. Условия авансового или фиксированного вознаграждения экономически не выгодно для компаний, которые и так стремятся снизить свои непроизводственные расходы. Кроме того, это не гарантирует каких-либо результатов в сокращении расходов.

Централизованная модель, децентрализованная модель или аутсорсинг – как найти самое лучшее решение именно для вашего бизнеса? Выбирать и принимать решение придется вам самим.

Наиболее убедительной выглядит форма оплаты по результату («нет экономии для вас – нет оплаты»), которая гарантирует высокий уровень вовлеченности партнера в процесс, тесное сотрудничество между ним и компанией в достижении общей цели долгосрочной экономии средств, и взаимовыгодные результаты для обеих сторон.

 

Игорь Чернов, партнер Expense Reduction Analysts Ukraine

Поделиться:
Как мы можем вам помочь?

Пригласите нашего специалиста для детальной презентации услуг

Получить консультацию специалиста по сокращению затрат?