Как сформировать культуру экономии затрат в компании

Поделиться:

Поиск возможностей для сокращения затрат

 

Успех любой организации строится на прочной финансовой основе. Увеличение доходов является частью бизнес-уравнения, а поиск экономии – это еще один способ повысить прибыльность.

 

 

Многие предприятия видят возможность экономии затрат, в первую очередь, в сфере накладных расходов. Но этот «быстрый выигрыш» ориентирован на краткосрочный результат и поэтому может оказаться рискованным.

К примеру, принятие волевого решения руководством об уменьшении расходов в целом на определенный процент по сравнению с предыдущим финансовым годом или замораживание расходов в некоторых категориях может принести больше вреда, чем пользы. Во-первых, установленная экономия может не соответствовать производственным потребностям компании или рыночным условиям. Во-вторых, такая экономия будет неустойчивой, а способ принятия решения может вызвать сопротивление со стороны сотрудников.

Успешного и устойчивого результата в сокращении затрат можно добиться, если усилия компании будут основываться на философии управления затратами, встроенной в культуру компании. Это намного надежнее и в результате более эффективно, чем изменение целевых показателей бюджета.

Какие же действия нужно предпринять, чтобы каждый сотрудник в компании стал агентом перемен, а не их противником?

Внутренний обмен информацией о затратах в организации, увязка этих знаний с корпоративной стратегией должны стать первым шагом в сокращении расходов.

Вовлекайте всех сотрудников

Разработка и реализация плана сокращения затрат предполагает интенсивную коммуникацию. Каждый человек в компании, кем бы он ни был – рядовым сотрудником, менеджером или акционером, должен понимать и поддерживать инициативу по экономии затрат. Лидеры должны вдохновлять носителей новой культуры расходов, потому что только открытое общение и четкое объяснение стратегии компании ведет к осознанию ценности управления затратами.

Обучайте персонал экономии ресурсов

Объяснение на простых примерах того, КАК экономия влияет на прибыль, помогает увидеть сотрудникам всю сложность картины и значимость процесса.

Если они поймут, что 100 тыс. грн. экономии эквивалентно  1 млн. грн. в объемах продаж, это сделает их более заинтересованными и мотивированными находить возможности для снижения издержек.

Персоналу следует знать, что никакие расходы в компании не могут рассматриваться как «священные» и потому могут быть пересмотрены в любой момент.

Изучите структуру расходов

Куда «уходят» деньги? Накладные расходы должны быть сгруппированы и тщательно проанализированы для создания четкой картины структуры затрат. Этот анализ, который обычно не выполняется из-за нехватки времени и ресурсов, может выявить недооцененные возможности для экономии.

Например, если не применяются скидки, есть ошибки в выставленных счетах, или одни и те же товары и услуги заказываются отдельно разными подразделениями – все это может привести к значительным потерям.

Также в процессе анализа могут быть обнаружены излишние запасы и ненужные расходы.

Признайте подлинные потребности и модели потребления ресурсов

Понимание структуры расходов (определение того, что заказывается и как используется внутри компании) поможет выявить сильные и слабые стороны текущего закупочного процесса.

Это позволит перегруппировать запросы от различных служб и подразделений компании, повысить привлекательность заказа для поставщика и получить более выгодную цену при закупке.

Также анализ структуры расходов определяет, как сотрудники используют предоставляемые им ресурсы – информационные технологии, средства телекоммуникации, оборудование и прочее. Используют ли они их должным образом, и в каком объеме.

Такой анализ поможет руководителям переосмыслить и изменить привычные модели расходования ресурсов и повысить эффективность компании.

Внедрите бенчмаркинг и определите цели

После того, как модели потребления ресурсов в компании точно установлены, следующим шагом станет бенчмаркинг.

Бенчмаркинг – это сравнительный анализ эффективности компаний, определение лучших методов деятельности и успешных бизнес – процессов, поиск новых идей для использования в собственной практике.

Применение бенчмаркинга позволит установить цели в области экономии затрат, разработать план действий для их достижения и оценить движение к ним.

Контролируйте результат

Достигнутые результаты требуют систематического мониторинга с тем, чтобы фиксировать фактическую экономию, приспособиться к изменениям или новым требованиям, а также быть уверенным, что все согласованные условия и положения выполняются.

Разработайте систему вознаграждения

Стимулирование усилий по сокращению расходов также может мотивировать людей находить способы оптимизации затрат.

Например, если сотрудник или отдел вносит предложение, которое может привести к значительной экономии, то небольшой денежный бонус, товарный сертификат или дополнительные дни к отпуску могут быть стимулом и дальше предпринимать шаги в этом направлении.

Анализ структуры расходов и потребления, выработка значимых и достижимых целей, контроль результатов, вовлечение сотрудников в процесс и стимулирование их усилий – важные факторы, которые помогут добиться устойчивого успеха, экономного отношения к ресурсам, сделают компанию более эффективной и конкурентоспособной.

 

Игорь Чернов, партнер Expense Reduction Analysts Ukraine

Поделиться:
Как мы можем вам помочь?

Пригласите нашего специалиста для детальной презентации услуг

Получить консультацию специалиста по сокращению затрат?